Överlista tidstjuvarna med smarta listor

Överlista tidstjuvarna med smarta listor

Bild: CC0 licens, Pexel

En rad forskare har de senaste åren visat, att den digitala revolutionen inte bara är av godo utan också ställer till problem. Ett av dem är, att vi som jobbar på kontor numera ständigt blir avbrutna vad vi än håller på med.

Den snacksaliga arbetskamraten kunde kanske ta lite hänsyn, men det gäller inte det som numera är de största tidstjuvarna: Mejlflödet och mobiltelefonen. Efter ett mer eller mindre långt avbrott tar det i genomsnitt, säger forskarna, minst ytterligare en kvart innan man har fått ordning på tankarna och åter kommit igång med det man höll på med.

Ibland kan man kanske stänga av mobilen och strunta i att kolla mejl, men inte alltid. Hur gör man då för att komma igång snabbare efter avbrottet och överlista tidstjuvarna? Här kommer några råd från oss:

  • Köp dig några sekunder när någon eller något avbryter dig. Ge dig själv tid att skriva ner vad du ska göra härnäst, innan du börjar telefonsamtalet eller svarar på frågan från din kollega. Det tar bara några sekunder, men sparar dig flera minuter genom att du snabbt återfår fokus.
  • En lista är ett bra sätt att effektivisera jobbet. Om du har planerat uppgiftens olika delmoment jobbar du automatiskt snabbare och effektivare.
  • Genom att pricka av delmomenten allteftersom du klarar av dem blir du okänsligare för avbrott och återfår snabbt fokus efteråt.
  • I en digital lista kan du också lägga in länkar till de dokument och webbplatser, som hänger ihop med uppgiften och dess delmoment. Du slipper leta och hittar det du behöver direkt efter ett avbrott.
  • Kanske du – vare sig du blivit avbruten eller inte – ska växla arbetsuppgift. Om du då har en övergripande lista med de arbetsuppgifter du planerar att utföra inom den närmsta tiden i rätt prioritetsordning kan du snabbt komma igång med rätt jobb. Använder du SaveYourDay kan du också få automatiska påminnelser när det är dags att ta itu med något nytt.
  • Använd verb för att beskriva vad varje arbetsuppgift innebär. Beskriv också på ett tydligt sätt. Inte ”Förbered konferensen” utan ”Ring Johan för att diskutera möjliga datum inför konferensen”.
  • Använd SaveYourDays smarta listor som påminner dig i tid om varje enskild åtgärd och som gör att du kan hålla koll på flera olika listor och få dem att samverka på ett smart sätt.

Läs mer om hur du kan arbeta konkret med listor

Önskelistor inför jul – börja redan nu!

Tipset är att skapa en lista som heter ”Önskelista” redan nu, som du kan fylla på efter hand du kommer på saker som familjemedlemmar behöver eller skulle bli glada av. Ofta är det ju inte de stora dyra sakerna som är de bästa klapparna, utan sådant som passar perfekt för personen i fråga. I december är det mycket som händer och helst av allt så skulle vi då vilja slippa julklappsbekymren när vi har så mycket annat att tänka på.

Sätt gärna ett rimligt slutdatum för ”Önskelistan” så du kommer ihåg att ta tag julklappsinköpen i tid. Kanske någon gång i slutet av november? När du handlar kan du kolla på listan i mobilen eller välja att skriva ut den på papper om du föredrar det.

Själv är jag inte den som springer och köper nya saker direkt när någon behöver något – om det inte är akut.  Jag insåg här om dagen att min dotter skulle bli glad för en egen termos att ta med till utedagarna på förskolan, så det blev en punkt på önskelistan. Vi besökte vårt favoritfik här om dagen och där kan man köpa presentkort, så det kom upp på listan med. Jag har inte bestämt vem som ska få det ännu, men det är så bra att ha presentförslag!

Onskelista

 

Sara Albertson
Välkommen att skapa konto på SaveYourDay