Lever du i en komplex arbetssituation?

Fredrik Albertson, en av ägarna till SaveYourDay, delar hur han hanterar sin komplexa arbetssituation i detta inlägg.

Min morgon börjar ofta med att jag måste läsa av min e-post för att se ifall något som kräver omedelbar uppmärksamhet har hänt under natten. En normal arbetsdag får jag 30 meddelanden under natten och ytterligare ungefär 100 under arbetsdagen. Om jag inte har en metod och ett system för att hantera detta blir jag totalt händelsestyrd. Jag förlorar det större perspektivet och drunknar i detaljer och saker som pockar på min uppmärksamhet.

Min metod att undgå att bli händelsestyrd är att använda SaveYourDay och GTD-metodiken (Getting Things Done), för att hantera e-posten och alla de uppdrag som kommunikationen genererar. Jag både skapar nya uppgifter direkt i SaveYourDay såväl som vidareförmedlar e-posten direkt in till mitt konto. Möjligheterna att sätta kontext, taggar, att skapa listor med underlistor har varit helt avgörande för att lyckas styra min tid och frigöra tiden för framtidsinriktat strategiskt arbete.

Fredrik Albertson, VD Howden Axial Fans AB

Arbeta metodiskt i komplex arbetssituation
Arbeta metodiskt i en komplex arbetssituation

 

Kom igång efter semestern – 5 tips!

Ofta möts vi av en mängd att-göra uppgifter när vi kommer tillbaka efter en längre ledighet, inte minst en överfull mejlbox. Vi tipsar om hur du tömmer mejlkorgen snabbt och enkelt och sedan använder listtjänsten SaveYourDay.com för att få koll på läget och hjälp att prioritera rätt.

  1. Ändra autosvar på mejlen

    Slå inte av autosvar direkt, utan ändra till t ex: ”Jag är tillbaka efter semestern och kan inte svara på mejl direkt”. På så sätt får du tid att ta dig an övriga mejl.

  2. Tvåminutersregeln

    När det går att svara på ett mejl på mindre än två minuter är det lika bra att göra det på en gång.

  3. Vidarebefordra mejl som att-göra uppgift

    Om mejlet kräver en åtgärd, vidarebefordra det till nyuppgift@saveyourday.se. Ändra ämnesraden till nästa steg du bör göra för att komma vidare. Använd gärna snabbsteg i mejlprogrammet, då krävs bara ett enda kommando för att vidarebefordra mejlet, placera på rätt lista och spara undan det.

  4. Skapa en enkel struktur i mejlboxen

    Skapa en folder i mejlprogrammet som heter ”SaveYourDay”, där du samlar mejl du vidarebefordrat. Skapa även foldern ”Arkiv”, där andra mejl av t ex infokaraktär sparas. På detta sätt håller du inkorgen tom.

  5. Planera och prioritera med SaveYourDay

    När alla mejl är genomgångna är det bara att gå in på SaveYourDay och prioritera bland uppgifterna. Mejlen blir därmed vägda gentemot andra att-göra uppgifter och det är enkelt att få koll på vad som är viktigt att göra just nu. Du kan också se mejlet i sin helhet inne i SaveYourDay.

Läs mer om hur du tömmer mejlboxen snabbt och enkelt >>

 

Töm mejlboxen och jobba strukturerat 2015

Är din mejlbox överfull när du är tillbaka efter ledigheten? Kanske ligger det också kvar mejl som du inte orkat göra något åt under 2014. Ett tips är att flytta alla mejl som är mer än en månad gamla till en mapp som heter ”2014”. Sortera sedan enligt följande:

    • Vidarebefordra mejl som du behöver agera på till din att-göra lista på SaveYourDay för att samla alla att-göra uppgifter på ett enda ställe.
    • Om det tar mindre än 2 minuter att utföra, gör det istället direkt.
    • Avanmäl dig från nyhetsbrev du inte vill ha.
    • Släng inaktuella mejl.

 

Läs mer om hur du tömmer mejlboxen snabbt och enkelt

Mejla listan till valfri mottagare

Nu finns funktionen mejla lista på plats*. Du når den enkelt genom snabbmenyn Snabbmenyn när du högerklickar på en lista.

Du har tillgång till funktionen i varje lista, kontext och tagg samt i översikterna Inkorgen, Idag, Viktigt, Planerade.

På jobbet finns det kanske listor du vill stämma av med någon, som t ex en produktrelease. Vill du inte mejla en hel lista så kan du på smidigt SaveYourDay-vis tagga vissa av punkterna i listan med t ex ”Peter”. Detta gör du enkelt genom att dra uppgiften till taggen i vänstermenyn. Gå sedan till taggen och mejla listan direkt till Peter. Du kan också givetvis välja att mejla listan till dig själv, redigera punkterna i mejlet och sedan vidarebefordra.

Mejla listan

Ett tips så här långt innan jul är att börja samla barnens önskningar i varsin lista i SaveYourDay. Du kan sedan tagga upp önskningarna med ”farmor”, ”morfar” etc. Gå sedan till taggen ”farmor” och mejla listan direkt – och i god tid såklart!

”Mejla lista” är fritt för alla att testa november ut, sedan blir det premiumfunktionalitet. Passa på att testa denna smidiga funktion!

Rensa i mejlboxen

Så här på vårkanten får vi ofta en ordentlig lust att rensa och röja hemma. Ta vara på den energin och gör ett ryck även i mejlboxen innan du tar påskledigt! Det finns enkla tips om hur du sedan håller mejlboxen ren genom att använda snabbkommandon i mejlprogrammet. Läs mer på vår blogg om bra kommandon som finns i Outlook. Skapa några stycken kommandon och se hur enkelt det är att få undan mejlen och låta att-göra listan styra istället

Dagens lista på mejl – ny funktion!

Nu finns möjligheten att få en påminnelse om de uppgifter som behöver påbörjas eller utföras just idag. Detta sker genom ett mejl som skickas till dig med de uppgifter som har dagens start- eller slutdatum. Mejlet gör det också enkelt att komma ihåg att gå in på SaveYourDay varje dag.

Dagligt mejl är en premiumfunktion och kan enkelt bockas i eller ur på ”Min sida”.

Inbox Zero – hantera dina mejl effektivt

Brottas du med mejlboxen varje dag du kommer till jobbet? Ta dig tid till att titta på första halvtimmen i denna film:
videon om Inbox Zero av Merlin Mann. Inbox Zero bygger på metoden Getting Things Done (GTD) och är en metod för att snabbt och effektivt hantera mejlen.

Den andra delen i videon om Inbox Zero är en frågestund, vilken också är intressant och tänkvärd. Där nämner Merlin Mann vikten av att ha en att-göra lista, men att man ska vara noga med vad man väljer att skriva upp på sin att-göra lista.

 

Mejla in uppgifter till SaveYourDay

På SaveYourDay finns det nu möjlighet att vidarebefordra och konvertera ett mail till en uppgift på ditt konto genom att skriva uppgiftens namn i ämnesfältet och maila till ”nyuppgift@saveyourday.se”. Du kan också ange lista, kontext och taggar.

Mejlen styr ofta arbetsdagen

Mejlen i Inboxen är många gånger det som styr vår arbetsdag på jobbet. Ofta är det mejlen som blir vårt fokus och vi glömmer bort andra uppgifter som också är viktiga och som ofta finns på en annan lista. Sveriges ende struktör, David Stiernholm, skriver att det är viktigt att endast jobba med en enda att-göra lista för att få koll på läget. Hans tips är att mejl som tar mindre än 2 minuter att besvara bör svaras på direkt. Men de mejl som kräver mera tankearbete bör hamna på att-göra listan, där mailet sedan prioriteras i förhållande till övriga uppgifter som måste utföras. Följ Davids resonemang på David Stiernholms blogg.

För att mailen ska hamna på att-göra listan är det viktigt att det sker på ett smidigt sätt, annars är det lätt att vi faller tillbaka att mailboxen blir huvudlistan igen.

Exempel

Lisa mejlar Calle och ber honom trycka upp broschyren, som gäller en ny produkt som ska lanseras på Sverigemässan. Calle behöver först kolla några detaljer med Maria. Calle vidarebefordrar mejlet till nyuppgift@saveyourday.com och skriver följande i ämnesfältet: ”Skapa broschyr för produkt A $$Sverigemässan @@Tryckeriet ##Maria”.

Exempel mejla in en uppgift till SaveYourDay

Läs mer om hur enkelt det är att mejla in uppgifter till SaveYourDay. För att kunna använda mejlfunktionaliteten i SaveYourDay behöver du uppgradera till premium.