Börja jobba igen efter semestern

Börja jobba efter semestern
Börja jobba efter semestern

Kanske är du redan igång och jobbar igen efter semestern? För min del är det dags imorgon. Det är med viss bävan jag återvänder till jobb och vardag, trots att jag trivs med mitt jobb. Känns det bekant?

Här kommer några tips på hur du får en bra jobbstart:

  • Kom in i goda rutiner, helst innan du börjar jobba. Försök sova 7-8 timmar per natt. Sömnbrist ger inte bara trötthet, utan också dåligt minne.
  • Mjukstarta! Allra bäst är att börja jobba mitt i veckan om du har möjlighet till det. Tänk på att inte rivstarta direkt. Ett tips är att låta autosvaret på mejlen vara kvar någon dag.
  • Är du väl förberedd så skrev du en lista på de viktigaste arbetsuppgifterna för första arbetsveckan innan du gick på semester. Om inte – gör en lista nu på vad som är viktigast.
  • Fortsätt njut av sommaren! Ta en långlunch med vänner eller försök sluta tidigt och cykla ut på picknick direkt efter jobbet.
  • Planera in något att se fram emot – till exempel en höstlovsresa eller långweekend.

Skriv ner alla uppgifter och tankar inför hösten i en digital lista på SaveYourDay – ett enkelt verktyg som hjälper dej att göra rätt prioriteringar.

Förbered inför semestern och slipp stressen!

Förbered inför semestern

Helt plötsligt är vi inne i midsommarveckan och snart är det dags för semester! Men för många innebär det stressiga veckor på jobbet, eftersom det är mycket som behöver fixas. Förbered inför semestern med hjälp av vår checklista nedan, så du kan du varva ner i tid och sedan njuta helt av ledigheten.

      1. Boka ett möte med dig själv
        Gå igenom alla projekt och att-göra uppgifter. Stäng av mejl och telefon så du inte blir avbruten.
      2. Gruppera i listor
        Skriv ner uppgifterna i listor, förslagsvis ”Innan semestern” och ”Efter semestern”. Kanske behövs också en ”Kom-ihåg lista” för att tömma huvudet på allt. Låt inte jobbtankar störa dej på semestern.
      3. Prioritera och fokusera
        Även bland uppgifterna i listan ”Innan semestern” behöver du prioritera. Vilka uppgifter är allra viktigast och måste hinna bli klara? Har du några stora projekt som behöver förberedas innan de drar igång på allvar efter semestern? Kom ihåg att fokusera på en uppgift i taget i rätt prioordning, annars kommer du inte jobba effektivt.
      4. Delegera eller överlämna?
        Har du uppgifter som egentligen inte är ditt ansvar? Delegera och gör det i god tid. Har du vikarie eller sommarjobbare? Skriv checklistor och en FAQ-lista för frågor du tror kan komma upp.
      5. Sista veckan
        Försök att inte boka in möten eller dra igång nya projekt, koncentrera dig istället på att avsluta uppgifter. Rensa mejl och städa skrivbordet. Skriv frånvaromeddelande och lägg gärna till en dag extra så du har första dagen efter semestern till att gå igenom mejl och starta upp igen. Skriv en ”Välkommen tillbaka till jobbet-lista”, så vet du vad du behöver fokusera på första veckan.

Har du inget bra verktyg för listor vill vi tipsa om vårt listtjänst SaveYourDay.com – där du kan skapa ett gratis konto på en gång!

Överlista tidstjuvarna med smarta listor

Överlista tidstjuvarna med smarta listor

Bild: CC0 licens, Pexel

En rad forskare har de senaste åren visat, att den digitala revolutionen inte bara är av godo utan också ställer till problem. Ett av dem är, att vi som jobbar på kontor numera ständigt blir avbrutna vad vi än håller på med.

Den snacksaliga arbetskamraten kunde kanske ta lite hänsyn, men det gäller inte det som numera är de största tidstjuvarna: Mejlflödet och mobiltelefonen. Efter ett mer eller mindre långt avbrott tar det i genomsnitt, säger forskarna, minst ytterligare en kvart innan man har fått ordning på tankarna och åter kommit igång med det man höll på med.

Ibland kan man kanske stänga av mobilen och strunta i att kolla mejl, men inte alltid. Hur gör man då för att komma igång snabbare efter avbrottet och överlista tidstjuvarna? Här kommer några råd från oss:

  • Köp dig några sekunder när någon eller något avbryter dig. Ge dig själv tid att skriva ner vad du ska göra härnäst, innan du börjar telefonsamtalet eller svarar på frågan från din kollega. Det tar bara några sekunder, men sparar dig flera minuter genom att du snabbt återfår fokus.
  • En lista är ett bra sätt att effektivisera jobbet. Om du har planerat uppgiftens olika delmoment jobbar du automatiskt snabbare och effektivare.
  • Genom att pricka av delmomenten allteftersom du klarar av dem blir du okänsligare för avbrott och återfår snabbt fokus efteråt.
  • I en digital lista kan du också lägga in länkar till de dokument och webbplatser, som hänger ihop med uppgiften och dess delmoment. Du slipper leta och hittar det du behöver direkt efter ett avbrott.
  • Kanske du – vare sig du blivit avbruten eller inte – ska växla arbetsuppgift. Om du då har en övergripande lista med de arbetsuppgifter du planerar att utföra inom den närmsta tiden i rätt prioritetsordning kan du snabbt komma igång med rätt jobb. Använder du SaveYourDay kan du också få automatiska påminnelser när det är dags att ta itu med något nytt.
  • Använd verb för att beskriva vad varje arbetsuppgift innebär. Beskriv också på ett tydligt sätt. Inte ”Förbered konferensen” utan ”Ring Johan för att diskutera möjliga datum inför konferensen”.
  • Använd SaveYourDays smarta listor som påminner dig i tid om varje enskild åtgärd och som gör att du kan hålla koll på flera olika listor och få dem att samverka på ett smart sätt.

Läs mer om hur du kan arbeta konkret med listor

Lever du i en komplex arbetssituation?

Fredrik Albertson, en av ägarna till SaveYourDay, delar hur han hanterar sin komplexa arbetssituation i detta inlägg.

Min morgon börjar ofta med att jag måste läsa av min e-post för att se ifall något som kräver omedelbar uppmärksamhet har hänt under natten. En normal arbetsdag får jag 30 meddelanden under natten och ytterligare ungefär 100 under arbetsdagen. Om jag inte har en metod och ett system för att hantera detta blir jag totalt händelsestyrd. Jag förlorar det större perspektivet och drunknar i detaljer och saker som pockar på min uppmärksamhet.

Min metod att undgå att bli händelsestyrd är att använda SaveYourDay och GTD-metodiken (Getting Things Done), för att hantera e-posten och alla de uppdrag som kommunikationen genererar. Jag både skapar nya uppgifter direkt i SaveYourDay såväl som vidareförmedlar e-posten direkt in till mitt konto. Möjligheterna att sätta kontext, taggar, att skapa listor med underlistor har varit helt avgörande för att lyckas styra min tid och frigöra tiden för framtidsinriktat strategiskt arbete.

Fredrik Albertson, VD Howden Axial Fans AB

Arbeta metodiskt i komplex arbetssituation
Arbeta metodiskt i en komplex arbetssituation

 

Till er som gillar att skriva dagens lista

Prioritera genom att sätta uppgifterna i listan i rätt ordningsföljd

Jag prövar ständigt nya modeller för listskrivande och prioriteringar. I veckan har jag provat ett nytt koncept inspirerat av ett blogginlägg skrivet  av Dorotea Petterson, tidscoach. Där ligger fokus på att skapa goda morgonrutiner. I rutinen ingår det att man skriver dagens lista och prioriterar de tre viktigaste uppgifterna.

Som vanligt börjar jag arbetsdagen med en titt i kalendern och i mejlen. Därefter kollar jag på översikten idag, som visar vilka uppgifter som förfaller idag. De uppgifterna har alltid högst prioritet. Översikten idag innehåller för min del både jobb och privat.

Det som är nytt med den här modellen är att jag drar alla uppgifter som ska utföras under min  arbetstid till kontexten @Dagens lista. Även privata telefonsamtal som ska ringas dagtid hamnar alltså på dagens lista.

Sedan tar jag en titt på mina att göra-listor för jobbet. Listorna innehåller uppgifter jag vill slutföra inom 1-3 månader. Jag har två listor jag använder dagligen:

  • SaveYourDay
  • SaveYourDay webbutveckling

Jag väljer ut dagens viktigaste uppgifter från dessa listor. Valet sker genom att jag väljer bland de uppgifter som redan är markerade som viktiga. Hur många jag väljer beror på vilka andra uppgifter som förfaller idag.  Jag behöver alltså inte välja mellan alla uppgifterna, utan det är ca 10-15 uppgifter jag väljer mellan.  Jag drar uppgifterna till kontexten @Dagens lista.

En del uppgifter är listor som innehåller underuppgifter. Jag tycker det är skönt om huvuduppgiften hålls kort och när småsaker som jag måste komma ihåg står som underuppgifter.

Jag anger tidsuppskattning. Det hjälper till att se om dagens planering är rimlig. Ofta tar saker längre tid än man tror. Jag överplanerar inte dagen, utan ser till att ha luft. Finns tid över kan jag alltid hämta fler uppgifter från att göra-listan.

Därefter sorterar jag uppgifterna på @Dagens lista i den ordning som passar mig bäst. Så här ser dagens lista ut:

Dagens lista i SaveYourDay
Dagens lista i SaveYourDay

Det är skönt att jobba mot en kort lista! Och det är skönt att ha en planering att luta sig mot. De allra flesta dagarna har jag lyckats bocka av de viktigaste uppgifterna på @Dagens lista, vilket känns riktigt skönt. Eftersom jag till stor del styr över min arbetsdag passar den här modellen mig bra. Annars brukar jag välja uppgifter allteftersom, vilket är mer inspirerat av metodiken Getting Things Done (GTD).

Tips! Till listan ”Morgonrutin” har jag lagt till kontexten @Dagens lista. Därmed visas alltid morgonrutinen överst på min @Dagens lista. Så här ser morgonrutinen ut:

  1. Kolla mejl.
  2. Kolla översikten Idag – dra jobbrelaterat till @Dagens lista.
  3. Kolla igenom att göra-listorna. Dra uppgifter till @Dagens lista.
  4. Välj de tre viktigaste uppgifterna och markera dem som viktiga.
  5. Ange gärna en tidsuppskattning.
  6. Bestäm ordningsföljd.

Skriver du dagens lista? Brukar du hinna med det du föresatt dig att göra under dagen?

Förverkliga dina mål för 2016 med SaveYourDay!

Så här i början av året så sätter vi ofta upp nya mål, kanske rör det projekt på jobbet, föreningen eller huset. För att kunna jobba mot ett uppsatt mål är det viktigt att bryta ner målet i mindre steg för att komma framåt och för att bli motiverad. I SaveYourDay kan du enkelt göra en lista för varje projekt, som du sedan kan bryta ner i olika steg.

Ett tips är att även skapa ett kontext* som du t ex kallar för ”Närmsta tiden”. Märk uppgifter som är ”nästa steg” med detta kontext. Kolla detta kontext varje dag för att se vad som finns på din att-göra lista. Projektlistorna behöver du inte se över lika ofta. Fördelen med att just använda kontextvyn är att du kan sortera uppgifterna i ordningsföljd, vilket är är unikt för SaveYourDay och mycket användbart.

Läs mer om hur några nöjda användare använder kontext >>

*Du kan även använda taggar, men då går det inte styra ordningsföljden.

Bryt ner målen i SaveYourDay

Nytt år – rensa det gamla & börja på nytt igen!

Inför ett nytt år så är det skönt att rensa och börja på nytt igen och det gäller även bland våra uppgifter och listor. Om du har många uppgifter kvar på att-göra listan för förra året så är det bra att fundera över om några av dessa kan tas bort från denna lista. Istället kanske du ska flytta över uppgifter till några nya listor som t ex heter ”Framtida projekt”, ”Någon gång/kanske” eller ”Arkiv”.

Läs mer om fler tips på hur du kan förkorta att-göra listan så den blir hanterbar!

Rensa i att-göra listan inför 2016

Minns du förra årets nyårslöften?

Så här runt nyår är vi många som reflekterar över förra året och sätter nya mål för 2016. Här är en bra artikel om hur du har utvecklingssamtal med dig själv inför det nya året. Hur har det gått med förra årets nyårslöften?  Skriv listorna och anteckningarna i SaveYourDay så hittar du dem när det är dags för uppföljning om ett år :-).

.

 

SaveYourDay delar med sig av tips på Kvalitetsmagasinet.se

Kvalitetsmagasinet tar upp ämnen inom kvalitet och verksamhetsutveckling. Idag delar SaveYourDay med sig av 8 tips som kan göra att-göra listan till din bästa vän!

Läs mer här Så lyckas du med din att-göra lista – Kvalitetsmagasinet

Kvalitetsmagasinet - SaveYourDay ger tips om att-göra listan
Kvalitetsmagasinet – SaveYourDay ger tips om att-göra listan

 

Bli mer effektiv med ett strukturerat arbetssätt

Följande struktur leder till ett mer effektivt arbetssätt.

SAMLA IN

Samla allt på ett enda ställe.

Vad ska in i att-göra-listan?

Samla in på flera sätt

Genvägar

 

PLANERA

Fråga dig – Hur? När? Var?

Hur formulera att-göra-listan?

Planera -hur, när, var?

Förkorta att-göra-listan

 

STRUKTURERA

Ta hjälp av listor, kontext och taggar.

Att-göra-listan

Checklistan

”Väntar på”

 

PRIOTIRERA

Välj metoden som passar dig bäst.

Olika metoder

 

UTFÖRA

Målet är att allt på listan ska bli gjort.

Få det gjort!